Vergadering met juridische impact

Voor vergaderingen waarbij elk juridisch detail telt; denk aan vergaderingen waarbij in één weekend onder tijdsdruk van de maandag weer openende beurs belangrijke zaken moeten worden geregeld.  Denk aan fusies, dreigende faillisementen,  etc.  Het zijn vaak vergaderingen op een advocatenkantoor.

Maar ook reguliere vergaderingen waarvan de juridische gevolgen groot kunnen zijn.  Bestuursvergadering  met zowel de RvC als de RvB  of vergaderingen van de auditcommittee en de externe accountant  waren vroeger gezellige bijeenkomsten van heren onder elkaar.  Tegenwoordig telt elk woord. Een sideletter in de bureaulade kan echt niet meer.

Ieder woord telt en dan is het goed om de vergadering op te nemen en te transcriberen m.b.v. MeetingtoDocs.

MeetingtoDocs is daarnaast een instrument om het proces van vergaderen en rapporteren aanzienlijk te versnellen.  Als er wordt vergaderd onder tijdsdruk ( de fusie, het dreigende faillisement), zijn er vaak parallelle sessie’s, waarbij deelaspecten worden afgekaart.  De resultaten van deze parallelle sessie moeten zo snel mogelijk worden gecommuniceerd aan alle betrokkenen, om het proces zo snel en efficient mogelijk te laten verlopen.  Het verslag en de samenvatting van zo’n parrallelle sessie maak je in zeer korte tijd met MeetingtoDocs.  De computer doet immers een groot deel van het werk.

Voor dit type toepassingen maakt men bij voorkeur gebruik van een stationaire opstelling en een beveiligde afgeschermde infrastructuur.

Video Formele Vergadering

Politieke besluitvorming

Van de Gemeenteraadsvergadering, de vergadering van Provinciale staten of het Waterschap wordt vaak een letterlijke transcriptie gemaakt. 

Dat wordt zoveel eenvoudiger als dat voor een groot deel automatisch gebeurd. Iedere  (per stem individuele) opname is voorzien van een naamlabel;  we hoeven dus ook niet meer achteraf – al terugluisterend – uit te zoeken wie iets heeft gezegd.

Met de stationaire versie van MeetingtoDocs is een vergadering ook snel en goed georganiseerd.

Video Besluitvorming

Interviews

De uitwerking van een interview kost vaak veel meer tijd dan het feitelijk afnemen van het interview.

MeetingtoDocs vereenvoudigt en versnelt het proces van uitwerken met zeker een factor 2. Omdat iedere stem apart wordt opgenomen is het ook volstrekt helder wie wat heeft gezegd. Het interview is daarmee eenduidig geborcht: de inhoud staat vast, boven iedere twijfel verheven.

Ook de geinterviewden kunnen naast het transcript de oorspronkelijke  opnames terugluisteren. Een mooie service aan de afdeling voorlichting, die graag snel en voor publicatie het interview wil inzien en evalueren.

Interviews voor de Accademia

Onderzoekers in de gamma wetenschappen nemen vaak tientallen interviews af. Het uitwerken van die interviews begint vaak met transcriberen.  Een helse en tijdrovende klus en vaak niet echt accademisch uitdagend.

Dat werk neemt  MeetingtoDocs uit handen. Het opgeleverde transcript is een uitstekende basis voor het verder coderen en statistisch verwerken van de gegeven.

Omdat de opnames en transcripties binnen MeetingtoDocs zijn geborgd, zijn de onderzoeks data ook voor derden eenvoudig inzichtelijk te maken.  Diederick Stapel  zal er niet meer mee wegkomen. 

Video Enquete

Rechtspraak

In de rechtspraak komt het aan op preciezie en dan betreft het ook nog vaak  heel veel tekst en data.

Het is in het verleden lastig gebleken om hier met behulp van ICT vat op te krijgen.

MeetingtoDocs is bestaande, tastbare technologie waarmee per direct  een belangrijke rationaliseringslag kan worden gemaakt. 

Het proces van transcriberen en uitwerken wordt versneld en voor een belangrijk deel door de computer overgenomen. Door gebruik te maken van  een vocabulairy bestand – set van vaktermen – wordt de foutmarge ook voor ingewikkelde juridische termen sterk verbeterd. De ingebrachte stukken kunnen ook  voor de zitting als vocabulairy worden gekoppeld, zodat ook namen en plaatsnamen worden herkend.

MeetingtoDocs kan voor gevoelige zittingen ook worden geimplementeerd in een beveiligde omgeving.  Het gaat in de rechtzaal vanzelfsprekend om een zgnd stationaire opstelling. Opnames per stem worden tot in lengte van jaren bewaard…..de ultieme borging van de zitting.

Verhoren

Bij het afnemen van verhoren wordt vaak een letterlijk transcript gemaakt obv een audio-opname van alle stemmen in één kanaal. 

Er zijn meestal  twee of meer rechercheurs aanwezig, een tolk, een advocaat, soms ook een regisseur achter glas. Het is van groot belang te weten wie wat heeft gezegd: was het een rechercheur die een suggestieve vraag stelt of was het de verdachte zelf.

Omdat MeetingtoDocs van iedere stem afzonderlijk een opname maakt, kan daar nooit een misverstand over zijn.

Alle data rond om een verhoor of een zaak worden bewaard: er ontstaat een ijzeren archief van audio en transcripties. Met een druk op de knop kunnen deze gegevens aan belanghebbenden worden gestuurd. Opnames zijn tegelijk een kwaliteitsborging. We kunnen achtteraf beoordelen of de tolk zijn werk goed heeft gedaan. Rechercheurs kunnen al terugluisterend hun eigen werk beoordelen.

Dit ijzeren archief is beschikbaar voor real-time bevraging. Zo kunnen we dhr. H nog jaren later tijdens een verhoor confronteren met eerdere uitlatingen.

De doorlooptijd voor het maken van een transcriptie wordt drastisch bekort omdat er al tijdens het verhoor kan worden begonnen met de uitwerking ervan. Zo kan men vrijwel direct na het verhoor o.b.v. het AatoTranscript  vervolg stappen nemen:  bijv. het aanvragen van  Bevel tot huiszoeking of het verkrijgen vn toestemming voor taps.

Koppeling van een vocabulairy bestand zorgt voor de correcte herkenning van jargon en (plaats)namen.

Voor  het transcriberen van verhoren maakt men gebruik van de stationaire versie van MeetingtoDocs in een beveilgde afgeschermde ICT infrastructuur.

Video Verhoor

Rollenspel

Tijdens trainingen wordt vaak gebruik gemaakt van een rollenspel als trainingsvorm. In sommige gevallen wordt een rollenspel  letterlijk getranscribeerd.

MeetingtoDocs vereenvoudigt deze uitwerking tot slechts het corrigeren van het AutoTranscript.

Het  is prettig als de deelnemers tijdens het rollenspel  kunnen rondlopen en zich vrij kunnen bewegen. Door gebruik te maken van de mobiele versie van MeetingtoDocs is men geheel vrij en toch wordt er met een aan het oor gehaakte microfoon een voortreffelijke opname gemaakt.

De moderator  bedient vanaf de eigen smartphone de opnames zoals die worden gemaakt op de smartphones in de binnenzak van de deelnemers.

Men kan het AutoTranscript opwerken tot een foutloze versie of volstaan met het AutoTranscript in zijn oorspronkelijke vorm, waarbij de cursisten de oorspronkelijke audio kunnen terugluisteren.

Video Rollenspel